Leitlinien für den Wissenschaftlichen Publikationsserver Cologne Open Science der Fachhochschule Köln

1. Ziele und inhaltliche Kriterien des wissenschaftlichen Publikationsservers Cologne Open Science

Der wissenschaftliche Publikationsserver Cologne Open Science bietet, unter Einhaltung von Qualitätsstandards, den Angehörigen und Mitgliedern der Fachhochschule Köln die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur Veröffentlichung elektronischer wissenschaftlicher Dokumente im Internet. Diese Dokumente zeichnen sich durch eine hohe fachspezifische Relevanz aus. Die DINI-Zertifizierung gewährleistet eine standardisierte Qualitätskontrolle des Publikationsservice.

Die Hochschulbibliothek speichert, katalogisiert und archiviert über Cologne Open Science wissenschaftliche elektronische Dokumente, die zusammen mit Angehörigen und Mitgliedern der Fachhochschule Köln, insbesondere Professoren und wissenschaftlichen Mitarbeitern, verfasst und in eine für Cologne Open Science genehmigten Schriftenreihe oder Fachzeitschrift aufgenommen wurden. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Für die elektronische Veröffentlichung anderer Dokumente, insbesondere Seminar- oder Abschlussarbeiten, bietet die Bibliothek zudem den Hochschulschriftenserver ePublications an.

Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente für mindestens fünf Jahre gewährleistet.

Für den Betrieb und die Weiterentwicklung von Cologne Open Science werden Empfehlungen und Standards nationale und internationale Initiativen wie die des DINI-Netzwerks und der Open Archives Initiative (OAI) beachtet.

2. Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff "elektronisches Dokument" definieren diese Leitlinien ein Dokument, das auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird.

Ein über Cologne Open Science zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

  1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
  2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sofern Veränderungen notwendig sind, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
  3. Das Dokument entspricht den von der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Köln vorgegebenen technischen Parametern (PDF-Format).

3. Veröffentlichung und Verbreitung elektronischer Dokumente über Cologne Open Science

Die Hochschulbibliothek speichert und verbreitet ausschließlich Dokumente, die von einer elektronischen wissenschaftlichen Schriftenreihe oder elektronischen Fachzeitschrift der Fachhochschule Köln aufgenommen und zur Veröffentlichung empfohlen worden sind. Die Genehmigung zur Veröffentlichung einer neuen Schriftenreihe oder Zeitschrift über Cologne Open Science erfolgt im Rahmen eines festgelegten Antragsverfahrens. Mit dem Antrag auf Aufnahme auf dem Server sind gleichzeitig die Richtlinien hinsichtlich der wissenschaftlichen Kriterien zur Freigabe eingereichter Manuskripte für die Veröffentlichung innerhalb der Schriftenreihe bzw. Zeitschrift darzustellen.

Die Bibliothek berät und unterstützt den Prozess der Veröffentlichung, wird aber selbst nicht als Herausgeber oder Verlag tätig. Wird eine eindeutige Identifizierung der Reihe bzw. der einzelnen Reihenpublikationen gewünscht, erfolgt die Beantragung einer ISSN oder ISBN durch den Autor/die Autorin bzw. durch die Schriftenleitung.

Folgende Dokumentenarten können über Cologne Open Science veröffentlicht werden:

Nicht aufgenommen werden folgende Dokumentenarten:

Für unselbständige Publikationsarten und Qualifikationsarbeiten stellt die Hochschulbibliothek mit dem Hochschulschriftenserver ePublications einen zweiten Publikationsservice für die Veröffentlichung und Verbreitung von elektronischen Dokumenten im Internet zur Verfügung.

Mit der Erstveröffentlichung auf dem Hochschulschriftenserver wird der Hochschule lediglich das einfache Recht einer Veröffentlichung im Internet übertragen. Seitens der Hochschule ist damit eine Zweitveröffentlichung bei einem Verlag möglich. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Autorinnen und Autoren aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Publikationsserver zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung über Cologne Open Science erfolgt unter der CC-Lizenz: Namensnennung, nicht kommerziell, keine Bearbeitung.

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten, die Wahrung weiterer Rechte sowie die inhaltliche Verantwortung für die Veröffentlichung liegen in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Redaktionsleitung der Schriftenreihe oder Fachzeitschrift.

Die englische Übersetzung des Autorenvertrags ist urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung und Verbreitung, auch in Teilen, (zum Beispiel Fotokopie, Speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen) bedarf der vorherigen Zustimmung des Berechtigten. Alle Rechte vorbehalten.

4. Technische Besonderheiten von Cologne Open Science

  1. Die Zusendung eines Dokumentes an die Bibliothek erfolgt im PDF-Format.
  2. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, die einen direkten Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als URNs (Uniform Resource Name) registriert.
  3. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Cologne Open Science, den Katalog der Hochschulbibliothek sowie weitere Bibliothekskataloge, regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Recherchen in bibliografischen Metadaten, Suchmaschinen und OAI-Service Provider (wie z.B. BASE) möglich.
  4. Der Austausch von Metadaten erfolgt nach internationalen Standards wie den Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI).
  5. Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens 5 Jahre.

5. Organisatorische Regelungen

  1. Cologne Open Science ist ein Angebot der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Köln. Die technische Betreuung des Servers erfolgt durch das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ).
  2. Die elektronische Veröffentlichung von Publikationen ist kostenfrei.
  3. Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den Publikationsservice erfolgt über die Hochschulbibliothek der Fachhochschule Köln.
  4. Die Bibliothek schließt mit den Herausgebern einen Veröffentlichungsvertrag für jede neue Schriftenreihen oder Zeitschrift.
  5. Die Herausgeber sichern mit dem Veröffentlichungsvertrag zu, dass sie für jedes zu veröffentlichende Dokument einen Autorenvertrag abschließen.
  6. Ansprechpartnerin für die Veröffentlichung von Dokumenten über Cologne Open Science ist:
    Claudia Middelmann
    Fachhochschule Köln
    Hochschulbibliothek / Publikationsservice
    Betzdorfer Str. 2
    50679 Köln

    Tel.: +49 (0)221 8275-2879
    cologne-open-science@bibl.fh-koeln.de

Der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin wird gedankt. Die Leitlinien des Dokumentenservers der Humboldt-Universität zu Berlin wurden als Vorlage genutzt.